Prima întâlnire în cadrul proiectului a avut loc, pe skype, în data de 13 decembrie 2016. Echipele coordonatoare au împărtășit așteptările, au discutat despre planul proiectului și au stabilit pașii care trebuie urmați.
La întâlnire au participat 11 persoane: 2 din Bulgaria, 2 din Albania, 2 din Polonia, una din Ungaria și 4 din România.
Scopul întâlnirii a fost crearea echipei coordonatoare și detalierea planului de lucru.
Cu această ocazie s-au stabilit următoarele lucruri:
- Crearea unei secțiuni dedicată proiectului, pe site-ul muzeului, cu informații despre proiect în limba engleză, pentru promovarea proiectului și diseminarea rezultatelor,
- Crearea paginilor de facebook, de către fiecare partener, cu conținut în limba țării respective
- Lista specificațiilor pentru documentare
- Lista criteriilor pentru selecția membrilor echipelor Stalin
- S-au discutat posibile date pentru organizarea workshop-urilor și s-a decis decalarea acestora într-o perioadă mai accesibilă
Având în vedere schimbările din echipa de organizare, cu ocazia școlii de vară (august 2017), s-a organizat o nouă întâlnire pregătitoare, în care s-a stabilit calendarul workshop-urilor și s-au făcut propuneri cu privire la înlocuirea wprkshop-ului de la Eisenhuttenstadt.
La întâlnire au participat 12 persoane: 2 din Bulgaria, 2 din Albania, 2 din Polonia, una din Ungaria și 5 din România.